Zasób składnicy akt Komendy Powiatowej Policji w Olkuszu - Dostęp do zasobów archiwalnych - Komenda Powiatowa Policji w Olkuszu

Działalność archiwalną w resorcie Spraw Wewnętrznych i Administracji prowadzi sieć archiwów, w których częścią składową jest również zasób archiwalny Komendy Powiatowej Policji w Olkuszu, a także archiwalia zgromadzone w 3 składnicach akt Komisariatów Policji w Wolbromiu, Bukownie i Kluczach. W wyniku przekształceń administracji rządowej w 1999 roku Składnica Akt Komendy Powiatowej Policji w Olkuszu, przejęła zasoby archiwalne podległych Komisariatów Policji w  Pilicy, Żarnowcu a później także w Sławkowie.

Pod względem wartości przekazywanych materiałów Składnica Akt KPP w Olkuszu  posiada w swoich zbiorach:

• Materiały niearchiwalne (kategorii „B”) stanowiące dokumentację o czasowym praktycznym znaczeniu, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu.
• Materiały archiwalne (kategoria „A”) o znaczeniu historycznym, przechowywane trwale, które nie podlegają brakowaniu i  stanowiące część składowa narodowego zasobu archiwalnego, przekazywane są do Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie -  Oddział Nowy Sącz z siedzibą w Limanowej.
• Wszystkie dokumenty i inne materiały wytworzone przez organa bezpieczeństwa państwa tj. Milicję Obywatelską do 1954 roku i Służbę Bezpieczeństwa do 31 lipca 1990 roku zgodnie z zapisem art.25 ust.1 Ustawy a dnia 18 grudnia 1998 roku „ o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni Przeciwko Narodowi Polskiemu „ -  zostały przekazane do Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej Oddział w Krakowie.

Szczegółową organizację i zakres działania archiwum oraz zasady postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną Policji reguluje Zarządzenie Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 roku w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz.95).

Udostępnianie akt

Akta znajdujące się w archiwach i składnicach akt Policji udostępnia się do celów:

• służbowych - uprawnionym podmiotom,
• naukowo-badawczych, publicystycznych i innych, jeśli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczpospolitej Polskiej i jej obywateli.

Dokumentację udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku, jeśli nie zawiera ona wiadomości stanowiących tajemnicę państwową lub służbową i nie wymaga ochrony przewidzianej przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r., o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zmianami), a ich ujawnienie nie naraża na szkodę interesu Rzeczpospolitej Polskiej.

Udostępnianie akt następuje poprzez:

1. umożliwienie zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami, w pomieszczeniach archiwum lub składnicy akt ;
2. przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;
3. przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;
4. wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.

Wniosek o udostępnienie akt powinien zawierać:

1. imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
2. nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;
3. wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą;
4. określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów.
    

Archiwum lub składnica , udostępniając dokumentację dla celów naukowo-badawczych informuje o odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa cywilnego w przypadku wykorzystania wiadomości uzyskanych z udostępnionej dokumentacji w sposób naruszający dobra osobiste osób trzecich. Akta udostępnia się w siedzibie archiwum bądź składnicy akt , w obecności pracownika archiwum lub składnicy akt. Archiwum lub składnica akt  wydaje również zaświadczenia na podstawie posiadanych archiwaliów, zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego.

Wnioski i zapytania o możliwość korzystania z materiałów archiwalnych zgromadzonych zarówno w archiwum, a także w składnicach akt należy kierować w formie pisemnej bezpośrednio do Komendanta Powiatowego Policji w Olkuszu ul. Jana Pawła II 32 tel. (32) 64-78-201.
 

Szczegółowe zasady udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zawierają:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz.173),
• Ustawa z dnia 6 czerwca 2001 r. o dostepie do informacji publicznej,
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 03 czerwca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz.U. 2008 Nr 107 poz.679),
• Zarządzenie Nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych (Dz.Urz. MSWiA Nr 9 poz. 42),
• Zarządzenie Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz.Urz. KGP Nr 16, poz.95),
• uregulowaniem prawnym dotyczącym opłat za udostępnienia materiałów archiwalnych jest załącznik do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. 

* Klauzula informacyjna na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Powiatowy Policji w Olkuszu, ul. Jana Pawła II 32, 32-300 Olkusz, dane kontaktowe do inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod.kpp@olkusz.policja.gov.pl Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji wniosku na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j.  Dz.U. z 2019r. poz. 553). Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane jedynie podmiotom uprawnionym do dostępu do danych osobowych na podstawie przepisów prawa. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu dla którego zostały zebrane oraz dla celów archiwizacyjnych przez okres nie dłuższy niż wskazany w odnośnych przepisach prawa krajowego. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym.

Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej, na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r., poz. 553 z późn. zm.)** ogranicza się stosowanie RODO:

1. art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,
2. 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.